Het oude functioneringsgesprek functioneert niet meer. Veel organisaties zoeken naar manieren om hun beoordelingscyclus voor medewerkers te verbeteren door demotiverende beoordelingsgesprekken om te buigen in motiverende beoordelings- en functioneringsgesprekken. Vervangen van het traditionele beoordelingsgesprek door doorlopende coaching met motiverende feedback lijkt de oplossing, maar hoe doe je dat? De eigen feedback van medewerkers – en wellicht van klanten – is nu vaak nog de missing link.
Demotiverende beoordelingsgesprekken en de drang om de beoordelingscyclus te verbeteren, zijn momenteel hot topics in vak- en landelijke media (zie bijvoorbeeld dit artikel in NRC). Het is ook aanleiding voor verhitte discussies in de verschillende HR-groepen op LinkedIn. Bij een congres eind januari van de Vrije Universiteit (VU) over het nieuwe belonen, kwam dit onderwerp ook uitgebreid ter sprake.
Demotiverend beoordelingsgesprek vervangen door coaching
De aanleiding is zeven jaar onderzoek plus het nieuwe boek Het Nieuwe Belonen van Kilian Wawoe, docent HRM aan de VU. Conclusie: medewerkers en managers vinden traditionele beoordelingsgesprekken een verspilling van tijd en geld, demotiverend en bovendien oneerlijk (doordat veel andere factoren een rol spelen bij de beoordeling). En dan hebben de beoordelingsgesprekken volgens het onderzoek ook nog eens geen positief effect op de prestaties van personeel. Daarom pleiten Wawoe – en veel anderen – voor afschaffing van het ‘veroordelingsgesprek’. Het demotiverende beoordelingsgesprek moet vervangen worden door doorlopende coaching met motiverende feedback voor medewerkers.
Einde van demotiverende beoordelingscyclus
Feitelijk is het een pleidooi voor een betere beoordelingscyclus en een modernere omgang met personeel: effectiever, eerlijker, vlotter, met tweerichtingsverkeer in gesprekken en meer continue gesprekken tussen personeel en leidinggevenden. Want een jaarlijks bloemetje op je trouwdag maakt ook geen goed huwelijk. Dat zou het einde moeten betekenen van de oude, demotiverende beoordelingscyclus en dito beoordelingsgesprekken met demotiverende feedback.
Coaching moet beoordelingscyclus verbeteren
Coaching moet zorgen voor het verbeteren van de beoordelingscyclus met motiverende feedback voor personeel. Dat vraagt vooral om waardevolle input voor de gesprekken tussen medewerker en manager. Het continu meten van medewerkerstevredenheid en ervaringen van medewerkers – oftewel de exployee experience (EX) – op belangrijke momenten is hierbij essentieel. Het geeft waardevolle input voor een motiverende beoordelingscyclus met regelmatige gesprekken en continue coaching. Tegenwoordig is het verzamelen van die feedback gelukkig heel eenvoudig en laagdrempelig te realiseren met een online feedbackplatform, zoals GrowPromoter.
Benut klantbeleving voor motiverende feedback
En op dezelfde manier – laagdrempelig, online, continu met steeds enkele korte vragen op het juiste moment – is ook de ervaringen en beleving van klanten (de customer experience) te meten. Ook dit kan de ‘beoordelingsgesprekken nieuwe stijl’ en motiverende beoordelingscyclus direct voeden tijdens de coachingsgesprekken tussen personeel en leidinggevenden wanneer die input relevant is. Bijvoorbeeld bij medewerkers met directe klantcontacten.
Koppel medewerkerstevredenheid aan functioneringsgesprekken
Soms moet de feedback van klanten daarvoor vertaald worden naar het juiste gespreksniveau van medewerker en manager. Dat is vaak echter een kleine stap als die klantfeedback eenmaal verzameld is. Zo is de klanttevredenheid en beleving te koppelen aan medewerkerstevredenheid, hun functioneren en de functioneringsgesprekken. Daar ligt de sleutel voor motiverende beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken op basis van eigen feedback, met grotere tevredenheid van medewerkers én klanten.
