Als medewerkers vertrekken kunnen uitstroomonderzoek en exitgesprekken veel waardevolle feedback opleveren voor je organisatie. Dat is om meerdere redenen interessant. Toch blijft het exitgesprek te vaak een ‘moetje’ of een plichtmatig beleefdheidsgesprek. Terwijl het alles bij elkaar ook best veel tijd kost. Zonde! Hoe het ook kan? Niet alleen de geijkte organisatievragen stellen, maar vooraf de belangrijke inhoud van het exitgesprek al bepalen, ook door de ‘bril’ van de vertrekkende medewerker.
Waarom eigenlijk een exitgesprek?
Waar organisaties veel aandacht besteden aan de instroom en doorontwikkeling van talentvolle medewerkers, krijgt de uitstroom vaak minder aandacht. Toch kan bijna ieder exitgesprek belangrijke informatie opleveren voor de organisatie. Dat geeft mogelijkheden om ongewenst verloop in de toekomst te voorkomen en om op een prettige manier uit elkaar te gaan. Want je kunt elkaar later ook weer tegenkomen.
En vergeet ook de kansen voor ‘referral recruitment’ niet! Want ongeveer de helft van de nieuwe medewerkers komt via via een organisatie binnen. Onderschat dus niet de kracht van ‘ambassadeurs’. Heel vaak zijn dat ook oud-medewerkers.
Bepaal de juiste insteek
Het is mogelijk om tijdens een exitinterview feedback te verzamelen over de organisatie die losstaat van het vertrek. Want juist vertrekkende medewerkers durven zich openlijk uit te spreken over hun ervaringen bij je organisatie. Dat kan heel interessant zijn om beter zicht te krijgen op de exployee experience (EX). Een exitgesprek kan zelfs problemen binnen de organisatie aan het licht brengen die anders verborgen zouden blijven.
Om tijdens een exitgesprek snel te focussen op de meest relevante gespreksonderwerpen is de reden van vertrek natuurlijk een belangrijk aandachtspunt. Als iemand met pensioen gaat, ander werk heeft gevonden of zijn contract afloopt, geeft dat al snel aanleiding tot andere vragen. Laat staan als iemand op staande voet ontslagen wordt. Dan wordt meestal geen exitgesprek gehouden. Maar wat nu als de medewerker dat toch wel zou willen met een HR-professional? Ook dat kan interessant zijn.
Stel vooraf de juiste vragen
Een goed exitgeprek dat waardevolle feedback oplevert, vereist goede voorbereiding. Want de juiste vragen stellen, is een vak apart. Kijk daarvoor verder dan alleen de standaardvragen vanuit organisatieperspectief. Kijk vooral ook naar de interessante onderwerpen vanuit medewerkersperspectief! Dat wordt vaak vergeten, terwijl die focus het gesprek direct de goede kant op kan sturen.
Om dit efficiënt aan te pakken, is het waardevol om de medewerker voor het exitgesprek al online een dynamische vragenlijst voor te leggen. Zo worden alle relevante (vergelijkbare) vragen beantwoord en kunnen tijdens het gesprek vooral de meest relevante zaken worden uitgediept. Dat hoeft echt niet alleen te gaan over waarom iemand vertrekt of wat hij vond van de arbeidsinhoud, arbeidsvoorwaarden of arbeidsverhoudingen. Door vooraf de juiste vragen te stellen, komt de medewerker waarschijnlijk zelf ook met hele andere onderwerpen. Laat u hierdoor eens verrassen.
Exit scan: sneller een beter gesprek
klanten die goede exitgesprekken belangrijk vinden. Wij hebben voor hen een Exit scan ontwikkeld, nadat zij ons hiervoor zelf dit idee aandroegen. Het zorgt bij hen nu snel en efficiënt voor betere exitgesprekken, met meer aandacht voor het medewerkersperspectief.
HR-professionals kunnen hiermee hun aanpak voor exitinterviews optimaliseren. Heel veel vragen hoeven zij in het gesprek niet meer te stellen. Dat bespaart tijd. Tijdens de gesprekken kan die tijd juist worden besteed aan de onderwerpen die wel écht waardevol zijn. Terwijl sommige exitgesprekken niet eens meer gevoerd hoeven te worden, tenminste niet op de oude manier.
Het werken met de Exit scan, maakt het ook mogelijk om feedback te verzamelen in trendlijnen. Zodat de uitkomsten ook vertaald kunnen worden in doelgerichte acties voor een betere EX.
