Lorsque des collaborateurs quittent votre organisation, les enquêtes et les entretiens de départ peuvent fournir de nombreux retours précieux. Cela présente un intérêt pour plusieurs raisons. Pourtant, l’entretien de départ reste trop souvent une « obligation » ou un échange de courtoisie purement formel. Alors qu’au total, il prend aussi beaucoup de temps. Quel dommage ! Comment procéder autrement ? Ne vous contentez pas de poser les questions habituelles sur l’organisation, mais déterminez à l’avance les points importants à aborder lors de l’entretien de départ, en adoptant également le point de vue du collaborateur qui s’en va.

Pourquoi organiser un entretien de départ ? 

Si les organisations accordent beaucoup d’attention au recrutement et au développement continu des collaborateurs talentueux, les départs retiennent souvent moins leur attention. Pourtant, presque chaque entretien de départ peut apporter des informations importantes à l’organisation. Cela permet de prévenir les départs indésirables à l’avenir et de se quitter dans de bonnes conditions. Car vos chemins peuvent se croiser à nouveau par la suite.

Et n’oubliez pas non plus les possibilités de recrutement par cooptation ! En effet, environ la moitié des nouveaux collaborateurs intègrent une organisation par l’intermédiaire de leur réseau. Ne sous-estimez donc pas le pouvoir des « ambassadeurs ». Très souvent, il s’agit aussi d’anciens collaborateurs.

Définissez la bonne approche

Il est possible de recueillir, lors d’un entretien de départ, des retours sur l’organisation qui ne sont pas liés au départ lui-même. En effet, les collaborateurs qui partent osent justement s’exprimer ouvertement sur leur expérience au sein de votre organisation. Cela peut être très intéressant pour mieux comprendre l’ expérience collaborateur (EX). Un entretien de départ peut même mettre au jour des problèmes au sein de l’organisation qui seraient autrement restés cachés.

Pour se concentrer rapidement sur les sujets les plus pertinents lors d’un entretien de départ, le motif du départ est naturellement un point important à prendre en compte. Qu’une personne parte à la retraite, ait trouvé un autre emploi ou arrive au terme de son contrat conduit rapidement à poser des questions différentes. À plus forte raison lorsqu’une personne est licenciée avec effet immédiat. Dans ce cas, aucun entretien de départ n’est généralement organisé. Mais que faire si le collaborateur souhaite malgré tout en avoir un avec un professionnel des RH ? Cela peut aussi être intéressant.

Posez les bonnes questions en amont

Un bon entretien de départ, qui fournit des retours précieux, exige une bonne préparation. Car poser les bonnes questions est un métier à part entière. Pour cela, allez au-delà des seules questions standard posées du point de vue de l’organisation. Intéressez-vous surtout aussi aux sujets pertinents du point de vue des collaborateurs ! Cet aspect est souvent oublié, alors qu’il peut immédiatement orienter l’échange dans la bonne direction.

Pour procéder efficacement, il est utile de soumettre au collaborateur un questionnaire dynamique en ligne avant l’entretien de départ. Ainsi, toutes les questions pertinentes (comparables) reçoivent une réponse et l’entretien peut surtout servir à approfondir les points les plus importants. Il ne doit vraiment pas se limiter aux raisons du départ ou à ce que la personne pensait du contenu de son travail, de ses conditions d’emploi ou des relations de travail. En posant les bonnes questions en amont, le collaborateur abordera probablement lui-même des sujets tout à fait différents. Laissez-vous surprendre.

Exit scan : un meilleur entretien, plus rapidement

des clients qui accordent de l’importance à la qualité des entretiens de départ. Nous avons développé pour eux un Exit scan, après qu’ils nous en ont eux-mêmes suggéré l’idée. Cet outil leur permet désormais d’améliorer rapidement et efficacement leurs entretiens de départ, en accordant davantage d’attention au point de vue des collaborateurs.

Les professionnels des RH peuvent ainsi optimiser leur approche des entretiens de départ. Ils n’ont plus besoin de poser un grand nombre de questions pendant l’entretien. Cela fait gagner du temps. Lors des échanges, ce temps peut justement être consacré aux sujets qui sont réellement utiles. Certains entretiens de départ n’ont même plus besoin d’avoir lieu, du moins pas sous leur forme habituelle.

L’utilisation de l’Exit scan permet également de recueillir des retours sous forme de tendances. Les résultats peuvent ainsi être traduits en actions ciblées pour améliorer l’EX.